Caros abaixo matéria extraida da SAP.

http://www.sap.com/brazil/sme/newsletter/1111-planejar.epx

UMA FORMA MELHOR DE PLANEJAR

A forma pela qual as empresas elaboram seus planos tem passado por uma profusão de mudanças. Um grande número de executivos, dentro de organizações de todos os portes, afirma que as práticas de planejamento que eles utilizaram durante décadas não conseguem mais nortear os negócios em tempos de instabilidade.

Isso acontece porque são poucas as previsões anuais capazes de sobreviver à volatilidade e às incertezas que afetam os negócios em todo o mundo. Porém, se existe um raio de esperança dentro do sombrio cenário econômico atual, ele decorre do fato de os executivos estarem descobrindo que as “etapas” de planejamento mais enxutas e voltadas para o curto prazo têm ajudado as empresas a se adaptar e a superar as adversidades.

Na prática, uma pesquisa recente, realizada pela Accenture junto a 273 empresas, revelou que apenas 11% delas se dizem satisfeitas com seus recursos de planejamento. Esse número é 17% inferior ao observado há dois anos e 20% menor do que há uma década.

Conversando com clientes da SAP, descobrimos que o índice de satisfação com o planejamento realizado é diretamente proporcional à agilidade do processo, ou seja, à capacidade de planejar com rapidez e eficiência e de ajustar o curso e as previsões do plano às mudanças observadas nos negócios e no mercado.

Quatro características distintivas de um planejamento inteligente

Muitos termos são empregados para descrever um processo inteligente de planejamento, dentre os quais se destacam “previsões renováveis”, “orçamentos ultra flexíveis” e “planejamento orientado a eventos”. Cada um deles reflete períodos mais frequentes, mais reativos e mais curtos para elaboração de planos – sempre fundamentados em tecnologia de ponta. Qualquer que seja o tamanho da empresa ou os termos usados para descrever suas práticas, percebemos que todos os processos inteligentes de planejamento compartilham quatro características.

• 1. Dados centralizados Um dos gargalos mais comuns que identificamos na atividade de planejamento é causado pela localização de dados-chave usados na elaboração de planos, orçamentos e previsões. Independentemente do grau de sofisticação dos processos, sempre existe algum nível de coleta manual de dados através de planilhas e outras ferramentas. Isso cria obstáculos às ações e pode resultar em erros.
  
  A empresa americana Bamboo Pipeline, batizada como “FedEx das plantas”, devido à sua capacidade de fornecer produtos de paisagismo mais depressa que seus concorrentes, dedica-se continuamente à busca de formas de racionalizar seu planejamento e sua cadeia de suprimentos. Dada a natureza perecível das plantas, a empresa não pode se dar ao luxo de manter dados em diversos sistemas, pois isso representa colocar em risco a exatidão dos pedidos e dos processos de suprimento. Qualquer fator que prejudique o armazenamento e a distribuição para os clientes é um fator de preocupação.
  
  Recentemente, a Bamboo Pipeline centralizou seus dados e o fluxo de trabalho em uma solução SAP Business One, um software de gestão empresarial para pequenas empresas. Com isso, ela enxugou seu processo de planejamento de estoques e, como resultado, obteve um panorama mais nítido de sua cadeia de suprimentos. Agora, todos os colaboradores envolvidos na movimentação de mercadorias, desde a origem até os clientes, conseguem saber onde os itens estão localizados e quanto tempo cada um dos pedidos levará para ser entregue.
• 2. Coordenação entre as forças motrizes do planejamento e dos negócios Um dos problemas enfrentados pelas empresas é a falta de coordenação entre o plano operacional e o financeiro. Os gerentes têm dificuldade em fazer projeções de equipes e de despesas porque os modelos obtidos através de planilhas não conseguem relacionar gastos com as previsões de mercado ou outras atividades operacionais. Além disso, os profissionais da área financeira, que são responsáveis pela compilação dos números passados pelos gerentes, contam com pouco suporte para poder avaliar o quão plausíveis são os documentos apresentados ou para responder aos questionamentos do corpo executivo.
  
  Quando o planejamento está alinhado com as diretrizes empresariais (conhecido como “planejamento baseado em diretivas”), as premissas sobre as atividades da empresa são modeladas de forma a mostrar os dados financeiros, como projeções de receita, efetivo de pessoal, despesas e necessidades de capital. Dessa forma, os gerentes têm autonomia de elaborar orçamentos mais precisos e, em especial, de melhorar a exatidão das previsões renováveis e sua eficácia para o processo decisório.
  
  Um dos principais benefícios do planejamento baseado em diretivas é a capacidade para elaboração de modelos e previsões a partir de resultados financeiros controláveis ou não. A ideia principal é concentrar o processo de planejamento nas atividades controláveis, que podem ser influenciadas pelos esforços de sua organização, e tirar de foco aquelas que não podem ser controladas.
• 3. Previsões mais flexíveis A efetividade das previsões depende da possibilidade de poder contar com o nível adequado de detalhes sobre cada estágio do processo, pois a equipe responsável pelo planejamento precisa compreender cada passo para ter condições de tomar decisões rapidamente. Quem já não se deparou com um contexto no qual as previsões apresentavam detalhes em demasia para os encarregados por sua revisão?
  
  Quando você não consegue encontrar o equilíbrio correto das informações, a criação e a adaptação de uma previsão podem consumir mais tempo do que sua própria utilização. E será difícil desenvolver um planejamento flexível se as estruturas deste forem rigorosamente determinadas pelo plano de contas que ocupa o nível mais baixo – o que ocorre tradicionalmente –, devido às necessidades ditadas pelos processos de elaboração de orçamentos e relatórios.
  
  Uma contribuição poderosa em termos de geração de previsões é oferecida pelo SAP Business ByDesign, uma plataforma de gestão empresarial completa e on-demand que ajuda as empresas a agilizar seu processo de planejamento e definição de prognósticos. Não há necessidade de instalação de softwares, tampouco de aquisição e manutenção de hardwares, pois os aplicativos são pré-configurados e prontos para entrar em operação. Essa é, portanto, uma das maneiras mais rápidas de se obter o suporte tecnológico necessário para planejar com agilidade.
• 4. Elaboração on-demand de relatórios empresariais Os profissionais responsáveis pela atividade de planejamento sempre enfrentam dificuldades quando ocorrem mudanças no ambiente empresarial em vigor, já que elas afetam diretamente o trabalho em curso. Quer essa mudança seja decorrente de manobras de mercado realizadas pela concorrência, de algum evento macroeconômico ou do movimento de subida ou descida dos resultados do último trimestre, é de importância vital que eles respondam de imediato a tais estímulos e introduzam em seus planos os ajustes necessários.
  
  O primeiro elemento que os executivos precisam ter à mão para avaliar o ambiente atual é contar com acesso instantâneo a relatórios precisos. O pessoal na sede corporativa deve ter a condição de elaborar e acessar relatórios livremente – em tempo real – e de combinar informações em cenários abrangentes que cubram o período anual e os trimestrais.
  
  O SAP Crystal Reports e o SAP BusinessObjects Edge são exemplos atuais de ferramenta de business intelligence corporativa que facilita o planejamento on-demand. Essas soluções oferecem cenários de planejamento intuitivos e versáteis, garantindo insights valiosos sobre as informações e o desempenho de seus negócios em um nível até então só acessível para as grandes corporações.
  
  Outro conjunto de recursos de planejamento para pequenas e médias empresas que vem se destacando cada vez mais no mercado são as soluções de mobilidade empresarial. Elas permitem que as empresas estendam seus sistemas de planejamento e elaboração de relatórios para além do limite físico das paredes, fazendo-os chegar até os executivos e trabalhadores, independentemente do local onde eles se encontrem. Quer seja um executivo de vendas que deseja monitorar acordos importantes assinados no final do trimestre ou um CEO que precisa analisar indicadores-chave de desempenho, a mobilidade vem se transformando em um recurso fundamental para agilidade do processo de planejamento.